Kinh Nghiệm Thuê Văn Phòng Để Chọn Được Mặt Bằng Hoàn Hảo

Thuê văn phòng nên được xem là một khoản đầu tư chiến lược. Từ việc xác định nhu cầu và ngân sách đến lựa chọn vị trí, khu dân cư và các điều khoản pháp lý, mọi yếu tố đều ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và chi phí. Dựa trên kinh nghiệm làm việc với hàng trăm thương hiệu trong nước và quốc tế, chúng tôi đã tổng hợp kinh nghiệm thuê văn phòng quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả.

Vì sao việc thuê văn phòng lại quan trọng?

Trong quá trình khởi nghiệp hay mở rộng hoạt động kinh doanh, việc thuê văn phòng là một trong những quyết định chiến lược ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh thương hiệu, hiệu suất làm việc và chi phí vận hành của doanh nghiệp.

Một văn phòng phù hợp không chỉ tạo môi trường làm việc năng suất mà còn giúp tăng uy tín khi gặp gỡ khách hàng, đối tác. Ngược lại, nếu chọn sai, công ty có thể gặp hàng loạt vấn đề như chi phí phát sinh, không gian chật chội, vị trí xa trung tâm, hoặc hợp đồng thuê thiếu minh bạch.

Các loại hình dịch vụ thuê văn phòng dự kiến sẽ bùng nổ trong tương lai

Thị trường cho thuê văn phòng đang bùng nổ, được thúc đẩy bởi ba xu hướng riêng biệt chịu ảnh hưởng của bối cảnh bất động sản hiện tại. Những xu hướng này sẽ mang đến cho doanh nghiệp những trải nghiệm thuê văn phòng giá trị.

Văn phòng dịch vụ

Văn phòng dịch vụ là loại hình văn phòng được quản lý bởi các nhà cung cấp dịch vụ và được trang bị đầy đủ thiết bị. Văn phòng dịch vụ cho phép doanh nghiệp sử dụng tất cả các dịch vụ đi kèm, chẳng hạn như lễ tân, nội thất, truy cập internet và máy móc. Hợp đồng và hợp đồng thuê của mô hình này linh hoạt và ít tốn kém hơn so với các tòa nhà văn phòng truyền thống. Đây là lý do tại sao văn phòng dịch vụ ngày càng phổ biến và nhu cầu sử dụng ngày càng tăng.

 Mô hình văn phòng linh hoạt

Không gian làm việc chung lý tưởng cho cá nhân và doanh nghiệp yêu thích làm việc trong môi trường chung. Người thuê có thể thuê địa điểm để thành lập doanh nghiệp, sử dụng không gian làm việc riêng và chung, đồng thời tận dụng các tiện ích sẵn có với chi phí thuê hợp lý.

Tiết kiệm chi phí là lợi thế chính của mô hình này. Hơn nữa, đối với những nhân viên mới bắt đầu kinh doanh, đây là cơ hội để mở rộng mạng lưới quan hệ chuyên môn.

Các loại văn phòng xanh phổ biến

Tóm lại, một văn phòng thân thiện với môi trường là một văn phòng được thiết kế với không gian xanh tự nhiên (gió, nước, đá, ánh sáng tự nhiên, cây xanh, v.v.) và sử dụng vật liệu tiết kiệm năng lượng và thân thiện với môi trường. Một không gian làm việc “xanh” thúc đẩy không khí trong lành, giúp cải thiện sức khỏe, khả năng sáng tạo và hiệu quả công việc.

Kinh nghiệm cho thuê văn phòng cho thấy mô hình này cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa năng suất, xây dựng niềm tin với khách hàng và trên hết là giảm thiểu tiêu thụ điện năng. Tuy nhiên, chi phí thuê loại hình văn phòng này tương đối cao.

Những kinh nghiệm thuê văn phòng tốt nhất bạn nên biết

Thuê văn phòng hiện nay là nhu cầu phổ biến của nhiều doanh nghiệp, bất kể quy mô. Dưới đây là một số mẹo thiết thực giúp bạn trải nghiệm thuê văn phòng dễ dàng hơn.

Xác định nhu cầu của bạn trước khi thuê văn phòng

Bằng cách xác định rõ ràng nhu cầu của mình, bạn sẽ tìm được không gian văn phòng cho thuê nhanh chóng và dễ dàng hơn. Dưới đây là một số điểm chính cần cân nhắc:

• Vị trí văn phòng: Giao thông thuận tiện, có bãi đậu xe, thuận tiện cho nhân viên và khách hàng.
• Diện tích: phù hợp với quy mô hiện tại của công ty và sự phát triển trong tương lai, đảm bảo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên.
• Tiền thuê nhà: Đảm bảo giá cả phải chăng
• Thời hạn thuê: Cần xác định thời hạn thuê phù hợp để tránh mất tiền đặt cọc khi trả lại văn phòng sớm.

Lựa chọn thuê văn phòng

Để lựa chọn được phương án phù hợp nhất, bạn cần cân nhắc khả năng tài chính và kế hoạch mở rộng, cả ngắn hạn lẫn dài hạn. Hiện tại, có các lựa chọn thuê văn phòng sau:

• Thuê văn phòng tại các tòa nhà và cao ốc là một lựa chọn phổ biến và chuyên nghiệp. Giá thuê đa dạng và được điều chỉnh theo nhu cầu của nhiều doanh nghiệp. Người thuê phải tuân thủ các quy định của tòa nhà, bao gồm giờ mở cửa và quy định về trang phục.
• Thuê cả căn nhà hoặc căn hộ: lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ vì có thể vừa làm nơi ở vừa làm nơi làm việc, giá lại thấp hơn so với thuê biệt thự.
• Thuê trọn biệt thự làm văn phòng là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty gia đình kết hợp không gian sống và làm việc. Lựa chọn này mang lại không gian rộng rãi, nhưng giá thuê thường cao.

Các nguồn để tìm văn phòng cho thuê

• Hãy nhờ bạn bè và gia đình giúp bạn tìm anh ấy.
• Duyệt danh sách cho thuê văn phòng trên các trang web chuyên biệt, cũng như các trang dành riêng cho việc mua bán và cho thuê bất động sản tại khu vực bạn mong muốn. Liên hệ với chủ nhà và sắp xếp một chuyến tham quan thực tế.
• Thông qua một công ty môi giới chuyên nghiệp.

Khảo sát và đánh giá thực tế văn phòng cho thuê

Để xác định xem văn phòng có đáp ứng nhu cầu của mình hay không, người thuê nên đến tận nơi để đánh giá và không nên quá phụ thuộc vào mô tả trên mạng hoặc từ môi giới bất động sản. Những điểm cần lưu ý khi đến xem văn phòng cho thuê:

• Diện tích cho thuê: cần được đo đạc chính xác để tránh bất kỳ sự chênh lệch nào giữa diện tích thực tế và diện tích ghi trong hợp đồng. Sự chênh lệch này có thể dẫn đến việc tăng đáng kể tiền thuê hàng tháng, đặc biệt là về lâu dài.
• Tình trạng hiện tại của đồ nội thất và thiết bị: điều hòa, cửa sổ, phòng tắm, v.v. Người thuê nhà cũng nên kiểm tra sự thoải mái của không gian làm việc, không gian trống, mức độ tiếng ồn, cách bố trí các phòng, v.v. Nếu có thể, nên liên hệ với những người thuê nhà trước để có được ý kiến khách quan.
• Đặt câu hỏi rõ ràng về cơ sở hạ tầng, dịch vụ và chi phí:
  • Phí quản lý: Nếu bạn thuê văn phòng trong một tòa nhà, bạn phải trả phí quản lý bao gồm các chi phí liên quan đến an ninh, bảo trì, điện, nước, chiếu sáng khu vực chung, lễ tân, phí đỗ xe, v.v.
  • Thang máy: Tòa nhà có thang máy dành riêng cho khu văn phòng, hiếm khi dùng chung với khu căn hộ. Trong một số trường hợp, việc sử dụng chung thang máy gây bất tiện lớn cho cả nhân viên và khách hàng.
  • Đối với các tòa nhà nằm trên khu dân cư: điều cần thiết là phải kiểm tra xem có bất kỳ xung đột nào giữa cư dân và chủ nhà hay không. Nếu không có xung đột, không nên cho thuê mặt bằng, vì các cuộc biểu tình ở sảnh và lối vào bị chặn có thể ngăn khách hàng vào văn phòng, gây bất lợi cho hoạt động kinh doanh của bạn.

Thương lượng hợp đồng thuê văn phòng trước khi đặt cọc

Nếu bên thuê yêu cầu đặt cọc quá 3 tháng, bạn nên cố gắng thương lượng để giảm số tiền này, nhằm tránh rủi ro nhà đầu tư phá sản hoặc cố tình vi phạm hợp đồng thuê thương mại, đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê thương mại, v.v.

Trước khi trả tiền đặt cọc để giữ chỗ, bạn nên yêu cầu chủ nhà gửi cho bạn bản thảo hợp đồng thuê văn phòng để kiểm tra xem có vấn đề gì về chi phí cần giải quyết hay không, vì sau khi trả tiền đặt cọc, bạn sẽ ở thế yếu trong các cuộc đàm phán, điều này sẽ không có lợi cho các cuộc đàm phán sau này.

Ký hợp đồng thuê văn phòng

Hợp đồng thuê phải nêu rõ một số điểm quan trọng như tiền thuê, tiền đặt cọc, thời hạn thuê, v.v.:

• Cung cấp thông tin rõ ràng từ các bên để đảm bảo họ đang giao dịch với chủ văn phòng hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
• Thông tin về bất động sản cho thuê: diện tích, vị trí,…
• Tiền thuê nhà hàng tháng và các khoản phí khác như điện, nước, phí dịch vụ, phí gửi xe… phải được ghi rõ trong hợp đồng.
• Tăng giá (tần suất, số tiền), thời hạn thanh toán (thường là hàng quý, nửa năm hoặc hàng năm).
• Số tiền đặt cọc, số tháng đặt cọc: thông thường là 3 tháng đặt cọc hoặc theo thỏa thuận giữa các bên.
• Ai sẽ chịu trách nhiệm sửa chữa đồ nội thất và thiết bị nội thất như máy điều hòa, cửa kính, v.v.?
• Thời hạn thuê là bao lâu? Mức bồi thường sẽ như thế nào nếu một trong hai bên chấm dứt hợp đồng trước thời hạn?

Hợp đồng phải được công chứng và xác minh để đảm bảo quyền và nghĩa vụ của các bên.

BeeSpace – Giải pháp văn phòng đa dạng và chuyên nghiệp

BeeSpace – lựa chọn lý tưởng cho những ai đang tìm kiếm văn phòng riêng gần Hà Đông, nơi khởi đầu của phong cách làm việc hiện đại và linh hoạt. Dành cho cá nhân, startup và doanh nghiệp cần một không gian chuyên nghiệp, đầy cảm hứng, BeeSpace mang đến môi trường làm việc tối ưu cho sự sáng tạo và kết nối.

Với sứ mệnh “Tạo điều kiện thuận lợi cho các công ty khởi nghiệp và người làm việc tự do”, BeeSpace cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng riêng, phòng họp và không gian làm việc linh hoạt, được trang bị tiện nghi chuyên nghiệp nhằm thúc đẩy đổi mới và hiệu suất.

Tại BeeSpace, bạn có thể dễ dàng lựa chọn văn phòng dịch vụ, bàn làm việc riêng, hot desk, địa điểm tổ chức sự kiện hay thậm chí căn hộ dịch vụ – tất cả đều nằm trong khu vực thuận tiện gần trung tâm, đáp ứng hoàn hảo mọi nhu cầu làm việc và phát triển doanh nghiệp.

Tọa lạc tại vị trí trung tâm với cơ sở hạ tầng hiện đại, BeeSpace mang đến lợi thế về giao thông, tiện ích xung quanh và môi trường làm việc sáng tạo. Các giá trị cốt lõi của BeeSpace gồm: vị trí trung tâm, không gian mở & linh hoạt, dịch vụ đa dạng, tiện nghi đầy đủ và hỗ trợ 24/7 — tất cả nhằm tối ưu hóa chi phí và nâng cao trải nghiệm làm việc.

Dù bạn là doanh nghiệp nhỏ đang phát triển, freelancer muốn tìm không gian làm việc linh động, hay startup cần setup nhanh để bắt đầu hành trình, BeeSpace đều có giải pháp phù hợp. Với môi trường “Chia sẻ không gian – Chia sẻ thành công”, BeeSpace không chỉ là nơi thuê mặt bằng, mà còn là cộng đồng hỗ trợ kết nối, phát triển và sẻ chia thành công.

Hãy để BeeSpace trở thành “ngôi nhà” làm việc của bạn – nơi mọi ý tưởng được nuôi dưỡng, mọi kết nối được khơi thông và mọi mục tiêu phát triển được hiện thực hóa.

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 033 957 4888
• Email: beespace@beetechsoft.com
• Địa chỉ: Tầng 4, Tòa nhà H10, Số 2, Ngõ 475 Nguyễn Trãi, Phường Thanh Liệt, Thành phố Hà Nội
• Website: https://beespace.vn/

Một văn phòng tốt không chỉ là nơi làm việc, mà còn là bệ phóng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Đầu tư thời gian tìm hiểu và áp dụng những kinh nghiệm thuê văn phòng trên sẽ giúp bạn chọn được nơi làm việc lý tưởng, tiết kiệm chi phí và gia tăng hiệu quả lâu dài. Khám phá thêm các đơn vị cho thuê văn phòng Hà Nội tại https://beespace.vn/tin-tuc/5-don-vi-cho-thue-van-phong-cho-freelancer-tai-ha-noi nhé