Kỹ Năng Sắp Xếp Công Việc: Lợi Ích Và Kinh Nghiệm Phát Triển

Trong thế giới hối hả ngày nay, không có gì ngạc nhiên khi mỗi chúng ta, do áp lực công việc và cuộc sống, đều ít nhất một lần than phiền rằng mình không có đủ thời gian để quản lý và hoàn thành tất cả các nhiệm vụ được giao. Nếu bạn là một trong những người đang vật lộn với áp lực này, hãy rèn luyện các kỹ năng sắp xếp công việc được gợi ý dưới đây để quản lý và cải thiện hiệu quả quy trình làm việc cũng như năng suất của bạn.

Kỹ năng sắp xếp công việc là gì?

Kỹ năng sắp xếp công việc là gì? Tóm lại, kỹ năng sắp xếp công việc là hệ thống phân loại và sắp xếp các công việc cần hoàn thành theo thứ tự quan trọng phù hợp. Đối với người lao động, đây là một trong những kỹ năng quan trọng phản ánh thế mạnh của mỗi cá nhân.

Mỗi ngày, chúng ta thường có rất nhiều công việc khác nhau cần phải làm và hoàn thành. Và với khối lượng công việc lớn, có những cách sắp xếp công việc khoa học thực sự cần thiết. Dựa trên kế hoạch làm việc khoa học, bạn sẽ có nhiều hướng đi với thời hạn cụ thể, và những công việc nào bạn có thể hoàn thành trước sẽ được ưu tiên. Khi mọi thứ được thực hiện từng bước, “từng bước một”, việc kiểm soát và kiểm tra tiến độ công việc cần làm cũng sẽ dễ dàng hơn.

Các chuyên gia từ KJC SERVICES chia sẻ, trên thực tế việc làm quá nhiều việc mà không có kế hoạch hay phân bổ kỹ năng sẽ dẫn đến tình trạng trì trệ và bạn sẽ rất mệt mỏi. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và năng suất làm việc, cũng như kết quả cuối cùng của công việc. Do đó, với phương pháp sắp xếp công việc khoa học, đây sẽ là phương pháp giúp bạn giải quyết khối lượng công việc khổng lồ một cách nhanh nhất, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả cần thiết.

Tại sao cần có kỹ năng sắp xếp công việc?

Nâng cao hiệu quả công việc

Khả năng sắp xếp công việc sẽ giúp bạn hoàn thành công việc tốt và đúng hạn. Những người thiếu khả năng sắp xếp công việc sẽ luôn rơi vào trạng thái “chờ đến phút chót”, chỉ tập trung vào việc hoàn thành công việc đúng tiến độ thay vì tập trung vào hiệu quả. Ngược lại, những người có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nên sắp xếp công việc sao cho họ luôn có thể nghiên cứu và tìm ra cách để tăng hiệu quả và cải thiện chất lượng công việc một cách tốt nhất.

Không bị choáng ngợp bởi khối lượng công việc khổng lồ

Đôi khi công việc quá tải đến mức bạn cảm thấy choáng ngợp và không biết bắt đầu từ đâu, giải quyết thế nào, nên ưu tiên việc nào và phân bổ thời gian ra sao để hoàn thành từng việc? Tất cả những điều này dẫn đến sự bối rối và căng thẳng. Đây là lý do tại sao nhiều người cảm thấy buồn chán và thậm chí căng thẳng khi làm việc.

Tuy nhiên, nếu bạn biết cách tổ chức hiệu quả, bạn có thể hoàn thành mọi việc, có lộ trình rõ ràng cho từng nhiệm vụ cụ thể và nhiệm vụ nhất quán để hoàn thành mỗi ngày, ngay cả khi bạn lập kế hoạch tốt, bạn vẫn có thể quản lý được những chặng đường dài.

Ứng phó cẩn thận với các tình huống phát sinh

Nếu bạn có một kế hoạch rõ ràng để sắp xếp công việc , mọi công việc sẽ được lên kế hoạch rõ ràng. Bạn cũng sẽ biết nhiệm vụ nào cần ưu tiên, nhiệm vụ nào cần phối hợp với các phòng ban khác… từ đó, bạn sẽ có thể quản lý công việc một cách kịp thời. Bên cạnh đó, luôn có những tình huống phát sinh và sự cố có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Việc quan sát và tuân thủ một kế hoạch cụ thể sẽ giúp bạn xác định các sự cố bổ sung có thể phát sinh và từ đó giải quyết chúng một cách hiệu quả. Hoặc bạn có thể dự đoán khi nào các vấn đề có khả năng xảy ra, để giảm thiểu tác động và luôn kiểm soát mọi thứ.

Cải thiện khả năng tập trung

Khả năng sắp xếp công việc theo kế hoạch giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ một cách có trật tự, những việc bạn cần hoàn thành trong một ngày, một tháng hoặc một năm. Nếu bạn có một kế hoạch làm việc với mục tiêu và thời hạn rõ ràng, nó sẽ thúc đẩy bạn tập trung để hoàn thành công việc đúng hạn, tránh bị quá tải hoặc bỏ cuộc vào cuối ngày.

Khả năng thăng tiến cao

Những người có kỹ năng quản lý thời gian tốt thường có phong thái lịch sự và biết sắp xếp công việc. Đây là hai phẩm chất mà các nhà quản lý chắc chắn cần. Một người có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để sắp xếp công việc tốt có thể không đạt được vị trí cao, nhưng những người làm quản lý sẽ luôn có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để sắp xếp công việc một cách hiệu quả. Nếu bạn thể hiện được kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả và kỹ năng tổ chức tốt, đây sẽ là nền tảng cho sự thăng tiến trong sự nghiệp của bạn.

Kinh nghiêm phát triển kỹ năng sắp xếp công việc

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch cho một dự án khoa học là gì? Bạn có thể tham khảo các phương pháp hiệu quả để lập kế hoạch cho công việc của mình.

Viết danh sách các nhiệm vụ cần phải thực hiện

Bước đầu tiên để lập kế hoạch công việc hiệu quả là biết những việc cần làm. Hãy viết ra danh sách các công việc bạn cần hoàn thành trong ngày hoặc trong tuần đó.

Nếu bạn viết ra, điều này sẽ giúp bạn biết mình cần phải làm bao nhiêu việc và tránh vô tình bỏ sót một nhiệm vụ nào đó mà bạn đã quên. Việc viết ra nhiệm vụ và khung thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ cũng sẽ giúp bạn giải quyết từng vấn đề này dễ dàng và suôn sẻ hơn. Vấn đề nhầm lẫn do nhầm lẫn các nhiệm vụ cũng sẽ được giảm đáng kể.

Sức khỏe tốt

Chăm sóc sức khỏe cũng là một trong những điều bạn cần làm để hoàn thành và sắp xếp công việc hiệu quả. Chỉ khi khỏe mạnh, bạn mới đủ sức khỏe để hoàn thành tốt công việc. Chỉ khi khỏe mạnh, bạn mới đủ sức khỏe để làm việc một cách tốt nhất, vì vậy bạn cũng cần biết cách chăm sóc sức khỏe. Ăn uống đúng giờ, ngủ đủ giấc và tuân thủ lịch trình hợp lý để giữ gìn sức khỏe. Để thực sự khỏe mạnh, bạn cần học cách lắng nghe cơ thể và tập thể dục thường xuyên.

Giữ ghi chú ở những nơi dễ nhìn thấy

Nếu bạn cẩn thận ghi chép lại các ghi chú hoặc nhiệm vụ nhưng lại để chúng ở những nơi khó nhìn thấy, mọi sự chuẩn bị của bạn sẽ trở nên vô ích. Thay vào đó, hãy để chúng ở những nơi dễ nhìn thấy để bạn có thể nhìn thấy và chú ý đến chúng một cách nhanh chóng. Bạn cũng có thể cài đặt một số ứng dụng nhắc nhở để đảm bảo không quên hoặc bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào. Sau khi hoàn thành một việc gì đó, bạn chỉ cần đánh dấu lại. Điều này cũng sẽ giúp bạn theo dõi lượng công việc đã hoàn thành và lượng công việc còn lại.

Luôn tập trung khi làm việc

Sự tập trung này là một yếu tố rất quan trọng và quyết định việc bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian đề ra hay không. Thực tế, thời gian làm việc của mỗi người có thể khác nhau. Tuy nhiên, cùng với sự tập trung cơ bản này, nó sẽ là một cách giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ một cách thành công, dù có mất chút thời gian. Sự xao nhãng sẽ cản trở chuyển động của bạn và kéo dài công việc thay vì giúp bạn tập trung hoàn toàn để hoàn thành. Quan trọng nhất, mỗi khi bạn tập trung, bạn sẽ có thể suy nghĩ tốt hơn, logic hơn và hiệu quả hơn. Điều này sẽ giúp đảm bảo chất lượng kết quả công việc.

Dành thời gian thư giãn

Làm việc chăm chỉ sẽ khiến cơ thể bạn mệt mỏi và kiệt sức. Vì vậy, để hoàn thành tốt phần việc còn lại, bạn cần nghỉ ngơi một chút. Thời gian nghỉ ngơi này chỉ nên kéo dài khoảng 15-20 phút. Tuy nhiên, khoảng thời gian nghỉ ngơi ngắn ngủi này cũng đủ để bạn lấy lại tinh thần và sức lực, sẵn sàng bắt tay vào công việc.

Bạn có xu hướng làm việc chăm chỉ như một cái máy, điều này không thực sự được khuyến khích. Bởi vì nó không chỉ tiêu hao năng lượng mà còn, nếu không được đảm bảo, làm giảm hiệu suất làm việc của bạn. Chưa kể đến việc năng suất của bạn sẽ giảm dần theo thời gian. Vì vậy, bạn nên dành ít nhất 10 phút để não bộ và cơ thể được nghỉ ngơi, dù chỉ trong thời gian ngắn.

So sánh tiến độ công việc của bạn

Khi sắp xếp một nhiệm vụ vào danh sách việc cần làm, bạn cần ghi chú thời gian bên cạnh nhiệm vụ đó. Điều này cũng sẽ giúp bạn biết cần bao lâu để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Và đây là những điều cần so sánh và chú ý. Sau khi hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào, bạn nên xem lại thời gian đã dành cho nhiệm vụ đó. Sau đó, so sánh với thời gian ước tính để người giao nhiệm vụ biết được tiến độ của bạn. Bạn đang thực hiện theo đúng tiến độ, nhanh hơn hay chậm hơn? Việc so sánh như vậy sẽ giúp bạn biết mình đang ở đâu và làm thế nào để điều chỉnh để hoàn thành nhiệm vụ theo đúng kế hoạch nhất có thể.

Sử dụng thời gian rảnh rỗi

Theo tìm hiểu của những người quan tâm Liên Minh KJC, bạn có 24 giờ để hoàn thành công việc mỗi ngày, có những khoảng thời gian cố định mà bạn phải dành ra, nhưng vẫn còn rất nhiều khoảng thời gian rảnh rỗi, nếu bạn biết tận dụng, thời gian sẽ trôi qua nhanh chóng, bạn sẽ có cách để sắp xếp công việc học tập của mình. Ví dụ, bạn có 15 đến 20 phút ngồi trên xe để làm việc hoặc học tập. Nếu không phải lái xe, bạn có thể sử dụng khoảng thời gian đó để hoàn thành một số công việc trong danh sách cần làm trong ngày. Điều này cũng sẽ giúp bạn giảm bớt khối lượng công việc. Đây cũng là một trong những cách giúp bạn có thêm thời gian để hoàn thành nhiều công việc khác.

Xác định các nhiệm vụ quan trọng

Ngoài các phương pháp sắp xếp công việc khoa học nêu trên, bạn cũng nên lưu ý điểm sau: Xác định công việc quan trọng để làm trước, điều này sẽ giúp bạn làm tốt công việc quan trọng. Ưu tiên những công việc mà bạn cho là quan trọng, việc làm những công việc không quan trọng sẽ mất nhiều thời gian hơn. Trên đây là những phương pháp sắp xếp công việc khoa học hiệu quả, bạn có thể áp dụng để có khả năng làm tốt công việc của mình, điều này sẽ mang lại nhiều lợi ích. Trước khi bạn lãng phí nhiều kinh nghiệm và kiến thức cho công việc.

Các ứng dụng tuyệt vời để cải thiện kỹ năng sắp xếp công việc

Thông thường, các công ty luôn có phần mềm riêng để quản lý công việc. Tuy nhiên, không phải công ty nào cũng có và không phải phần mềm nào cũng có thể giúp bạn quản lý công việc một cách dễ dàng.

Dưới đây là một số ứng dụng quản lý hàng đầu có thể giúp bạn cải thiện nghệ thuật lập kế hoạch công việc khoa học và không thể bỏ qua:

Trello

Trello là một chương trình máy tính để bàn và một ứng dụng di động cho phép bạn tạo nhiều bảng cùng lúc để sắp xếp và quản lý quy trình làm việc của mình.

Ứng dụng Trello có các tính năng thông báo, lên lịch, gắn thẻ và chia sẻ giúp bạn nhanh chóng nắm bắt thông tin và chia sẻ với đồng nghiệp.

Notion

Đây là ứng dụng ghi chú và quản lý công việc thông minh được nhiều bạn trẻ yêu thích và sử dụng.

Notion không chỉ được thiết kế để quản lý công việc mà còn có nhiều không gian làm việc bắt mắt giúp tăng cường động lực làm việc, từ đó giúp bạn tăng năng suất và hiệu quả công việc.

Google Calendar

Là một ứng dụng do Google phát triển, Google Calendar có một số tính năng rất phổ biến.

Một công cụ kết nối trực tiếp với Gmail và Drive. Đây là ứng dụng quản lý tác vụ lịch tốt nhất trên thị trường hiện nay. Với bảng tính, các tính năng chỉnh sửa tuyệt vời và giao diện dễ sử dụng, đây là ứng dụng không thể bỏ qua.

Hy vọng qua bài viết này, các bạn trẻ đã có được những kỹ năng sắp xếp công việc cần thiết để quản lý công việc và cuộc sống một cách hiệu quả. Hãy cùng tận dụng cơ hội rèn luyện kỹ năng sắp xếp công việc trong công việc hàng ngày bằng cách ứng tuyển những công việc hấp dẫn ngay hôm nay.